Innholdsfortegnelse:

1 Åpenhetsloven
2 Metodikk
3 Pers Hotell AS
3 a. Introduksjon til verdikjeden og forretningsaktiviteter
3 b. Rutiner og retningslinjer
3 c. Aktsomhetsvurdering
4 Kilder

Introduksjon

Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Med grunnleggende menneskerettigheter menes de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av. Med leverandørkjede menes enhver i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer fra råvarestadiet til ferdig produkt. Med forretningspartner menes enhver som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden.

Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider, eller være lett tilgjengelig. Virksomhetene skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5.

Metodikken som benyttes for å besvare kravene i åpenhetsloven følger OECD sine retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for flernasjonale selskaper i henhold til § 4 i åpenhetsloven. Metodikken bygger på en fire-stegs modell som inneholder følgende komponenter og aktiviteter:

1. Forankre ansvarlighet
a. Forankring i styret og ledergruppen
b. Forankring i rutiner og prosedyrer for selskapet

2. Gjennomføre aktsomhetsvurdering
a. Analysere selskapets leverandører og verdikjede iht. OECD sine retningslinjer
b. Aktsomhetsvurdering med selskapets utvalgte representanter for identifisering av forbedringsområder

3. Prioritere og forebygge
a. Prioritere forbedringsområder og utvalgte leverandører for oppfølging
b. Identifisere tiltak for å forebygge, redusere eller unngå negative påvirkninger

4. Utarbeide KPI og rapport
a. Etablere KPI for måling av tiltak og utvikling over tid
b. Ferdigstille rapport om åpenhetsloven for selskapet

Datagrunnlaget som brukes er selskapets leverandørregister, leverandør transaksjoner samt globale risikoindikatorer for brudd på menneskerettigheter, brudd på anstendig arbeidsforhold, brudd på økonomiske- og skattemessig lovgivning samt modenhet av nasjonal miljøpolicy. Analysen ser videre på aktuelle retningslinjer, rutiner og prosedyrer selskapet har på plass for å kunne kartlegge, utføre, måle, evaluere og følge opp potensielle negative påvirkninger for selskapet, leverandører og forretningsforbindelser.

Pers Hotell er et fullservice opplevelseshotell med 172 rom for 2-6 personer og Pers Lodge med 16 leiligheter for inntil 5 personer. Til sammen kan vi tilby ca. 650 senger. Vi holder gjennomgående høy kvalitet, og har et omfattende aktivitetstilbud gjennom egne og samarbeidene anlegg som; Tropicana Badeland, Escape Games Hallingdal, Pers Bowling, Casa Nostra pizzeria, Mat So Klart, Skagahøgdi Skisenter, Icedrive, Langedrag Naturpark, Hallingdal Feriepark m.m. I tillegg kommer et mangfold av spisesteder, barer og dansesteder, samt et godt underholdningstilbud.

Pers Hotell er først og fremst et opplevelseshotell. Vi er spesialist på å skreddersy feriepakker og arrangementer, og jobber målrettet med å utvikle et unikt totalprodukt med spennende konsepter for alle kundegruppene.
Pers Hotell er et populært og velegnet reisemål for jubilanter, bilklubber, foreninger og festivaler.

Bjørnen – symbolet på vår virksomhet.

Bamsen i logoen vår er et symbol for trygghet, omtanke og gjestfrihet. Hver av bokstavene i BAMSE representerer et verdiområde i hotellet vårt:
• Behovsorientert – vi skal være oppmerksomme på forventningene til gjestene.
• Aktivitet – alt man kan gjøre på hotellet/området. Samt aktiv holdning til gjestene.
• Miljøbevisst – vi er sertifisert som Miljøfyrtårn, samt fokuserte på arbeidsmiljø og gjestfrihet.
• Strukturert – vi driver en ryddig og profesjonell bedrift.
• Entusiasme – som servicebedrift skal vi følge med i tiden, og i øyeblikket.

Alt ved Pers er lagt til rette for at folk skal kose seg, slappe av og ha det hyggelig. På en måte er vi litt som en diger honningkrukke. Det er opp til gjestene å forsyne seg av mangfoldet.

Pers Hotell AS er medlem av Nores som er en innkjøpsorganisasjon for hoteller og restauranter i Norge og Sverige. Gjennom Nores gjør Pers Hotell innkjøp fra et utvalg godkjente leverandører, og forplikter seg til å gjennomføre en signifikant andel av innkjøpene sine gjennom dette samarbeidet.

Som et snitt antas det at mellom 80-90% av samlet innkjøpsvolum i Pers Hotell AS gjøres gjennom Nores. Pers Hotell AS gjør sine anskaffelser gjennom Nores via Nores innkjøpsportal. Nores utfører evaluering, kontroll og verifisering av leverandører i henhold til sine rutiner og prosedyrer, samt forvalter Åpenhetsloven gjennom sin systemleverandør Factlines. Leverandører tilgjengelig for Pers Hotell AS gjennom Nores er ikke evaluert av Pers Hotell AS, hvor Pers Hotell AS beror på Nores sin leverandørkvalifikasjon.

Pers Hotell AS har tilgang til å gjøre innkjøp utenfor Nores og dette er primært merkantile tjenester som energi, husleie, ventilasjon, service, regnskap- og revisjonstjenester. Leverandører gjennom Nores er gjort tilgjengelig etter å ha gått gjennom Nores sine prosedyrer for leverandørkvalifisering, med påfølgende gjennomgang av Nores leverandør retningslinjer.

Leverandører engasjert direkte med Pers Hotell AS kvalifiseres gjennom en ikke-formalisert prosess, ofte gjennom samtaler i ledergruppen, eventuelle bedriftsbesøk og innhenting av tilbud fra aktuell(e) leverandør(er). Gjennomføring og godkjenning av innkjøp gjøres av selskapets avdelingsledere og øvrige personer med fullmakt.

Om Nores

Nores er en medlemseid innkjøpsorganisasjon for hoteller og restauranter i Norge og Sverige. Nores er en liten og effektiv organisasjon med medarbeidere som alle har lang erfaring fra hotell og restaurantbransjen. De er basert på non-profit, som betyr at alt overskudd tilbakeføres til medlemmene.

Nores har avtaler med over hundre leverandører med meget konkurransedyktige betingelser. De har forhandlet forsterkede betingelser på konsernets volumprodukter, som kalles Best Buy. I tillegg har de tilstrekkelig bredde i sortimentet til å tilfredsstille mangfoldet i medlemsmassen. I mange av kategoriene har de flere tilgjengelige leverandører. I tillegg til de store merkevareprodusentene samarbeider de også med mindre lokalbaserte nisjeprodusenter.

Gode betingelser og bredde i sortimentet gjør det enkelt å være lojal til avtalene.

I Pers Hotell AS er det formaliserte rutiner og retningslinjer som adresserer elementer i åpenhetsloven. Her vises det primært til styrevedtak om etterlevelse av åpenhetsloven og OECD sine retningslinjer for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold, samt prosedyrer og retningslinjer i selskapets virksomhetsstyring:

● Styrets årshjul
● Selskapets vedtekter
● Arbeidsreglement og personalhåndbok
● Fullmaktsmatrise
● Krisehåndtering og varslingsprosedyre
● Velkommen som medarbeider

Videre eksisterer det per 2023 en uformalisert evalueringsprosedyre for engasjement av leverandører utenfor Nores. Denne er målsatt om etablering og implementering ila 2024.

I Nores eksisterer det tydelige leverandørretningslinjer som dekker de fleste temaer som berøres av åpenhetsloven. Det er påstartet en dialog om oppdatering og utbedring av disse for å styrke arbeidet Nores gjør med tanke på leverandørevaluering- og selektering samt ytterligere tydeliggjøring av åpenhetslovens omfang, måling og dokumentering av leverandørenes etterlevelse av loven.

Pers Hotell AS har utført aktsomhetsvurdering i henhold til Åpenhetsloven §4 og redegjør for aktsomhetsvurderingen etter § 5.

Pers Hotell AS har utført analyse av leverandører i 2023 mot globale risikoindikatorer innen menneskerettigheter, arbeidsforhold, klima og miljø, samt korrupsjon. De mest vesentlige leverandørene som står for 80% av samlet innkjøp er analysert. Dette da det eksisterer en mengde mindre vesentlige leverandører samt engangs leverandører som ikke er hensiktsmessig å analysere for rapporteringsåret 2023.

Av identifiserte- og mest vesentlige leverandører er det en elektronikk-kjede vi handler hos som har avdekket risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold for sine underleverandører.

Pers Hotell AS erkjenner at det kan være utfordrende å gjøre tiltak for å forhindre brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold videre ned i kjeden. I dette tilfellet har vi dessverre ikke bedre alternativer, da elektroniske artikler i hovedsak produseres i de samme landene. Deler av produksjonen for underleverandørene til denne kjeden skjer i risikoland som for eksempel Kina, Tyrkia og Romania. Det er ikke kartlagt noen negative eller potensielt negative konsekvenser i kraft av denne hovedleverandøren, og det implementeres derfor ingen konkrete tiltak for denne leverandøren alene. Samtlige resterende leverandører er fra land med lav risiko.

Det er ikke kartlagt negative konsekvenser eller vesentlig risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold gjennom gjennomførte aktsomhetsvurdering. Pers Hotell AS søker å kartlegge potensiell påvirkningskraft for å gå i dialog med leverandørene av høyest vesentlighet- og strategisk viktighet ila. 2024 for å tydeliggjøre Pers Hotell AS sitt søkelys på åpenhetsloven samt søke nærmere innsikt i leverandørens situasjon.
I tillegg til dette vil Pers Hotell AS arbeide med formalisering av prosedyre vedrørende leverandørevaluering- og selektering. Det er målsetting om at 100% av nye leverandører med innkjøp over NOK 20 000 skal gjennomføre denne evalueringen. Det er også en målsetting om at 30% av eksisterende vesentlige leverandører innen 2024 er kartlagt med tilsvarende prosedyre. Det søkes ikke ytterligere tiltak i 2024.

Enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon fra en virksomhet om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter § 4. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

Vi minner allikevel om at et krav om informasjon kan avslås i henhold til § 6 dersom:

a. kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
b. kravet er åpenbart urimelig
c. den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
d. den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår.

For ytterligere informasjon eller henvendelser vedrørende Pers Hotell AS sitt arbeid med åpenhetsloven skal de rettes skriftlig til pers@pers.no med emnefelt merket «Åpenhetsloven».

Global Slavery Index (2018)
Global Rights Index (2022)
Human Rights Guidance Tool (2014)
Human Freedom Index (2021)
Corruption Perceptions Index (2021)
The World Strength of legal rights index (2019)
Lovdata.no